Nawet 50 tysięcy kary i do 6 tysięcy mandatu za pracownika – o tym nie wiedzą pracodawcy

Przeciwdziałanie patologiom rynku pracy, walka z wyzyskiem i realne zabezpieczenie praw cudzoziemców to główne cele nowych przepisów, które już obowiązują. Państwowa Inspekcja Pracy oraz Straż Graniczna otrzymały szersze uprawnienia kontrolne, w tym możliwość nakładania kar, mandatów i kierowania wniosków o ukaranie do sądu. W ograniczaniu nielegalnego zatrudnienia mają pomóc również nowe zasady dla agencji pracy m.in. 2-letni okres karencji dotyczący świadczenia usług na rzecz zatrudniania cudzoziemców. O czym jeszcze muszą wiedzieć pracodawcy, którzy w szczególnie gorącym okresie przedświątecznym szukają rąk do pracy „na już”?

Legalne zatrudnienie cudzoziemców – najważniejsze zmiany

Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620). Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium RP (Dz.U. 2025 poz. 621). – od 1 czerwca 2025 r.

• Nakładanie kar i mandatów
  • W przypadku stwierdzenia naruszeń przepisów, PIP i SG mogą nakładać grzywny w drodze mandatu karnego o znacznie wyższej niż do tej pory wartości (do 50 000 zł za nielegalne zatrudnienie)
  • PIP może ukarać kwotą od 3 000 lub od 6 000 zł za każdą osobę skierowaną do pracy (wbrew regulacjom zakazującym pozornego outsourcingu)
  • Te organy mogą kierować wnioski o ukaranie do sądu
• Kontrola legalności zatrudnienia, w tym w kontekście dopuszczalnej formy współpracy pracodawcy i jego klienta: inspektorzy PIP są uprawnieni do niezapowiedzianych kontroli (nawet w środku nocy), czy cudzoziemcy wykonują pracę na podstawie ważnych i właściwych tytułów prawnych: zezwolenia na pracę, oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy.
• Ustawodawca wprowadził 2-letnią karencję. Agencja pracy tymczasowej może świadczyć usługi na rzecz cudzoziemców wymagających zezwolenia dopiero po 2 latach działalności na rzecz obywateli polskich lub UE.
  
  

Kiedy pojawia się problem? O tym nie wiedzą pracodawcy

Wielu pracodawców nie zdaje sobie sprawy, że już sama umowa o outsourcing pracowników może być obarczona ryzykiem błędów, które w praktyce prowadzą do poważnych konsekwencji prawnych. Dokument musi precyzyjnie określać zakres odpowiedzialności i kontroli nad pracownikiem, a w przypadku prawidłowego outsourcingu, umowa powinna w całości należeć do agencji pracy lub firmy outsourcingowej będącej formalnym pracodawcą cudzoziemca. A także zakładać pełną decyzyjność dostawcy co do wyboru i liczby delegowanych pracowników w celu wykonywania usługi. W umowie powinno też zostać określone prawo usługodawcy do wykorzystywania miejsca pracy bądź narzędzi, np. konkretnej maszyny, linii produkcyjnej czy powierzchni biurowej. Kluczowe jest także wyraźne wyodrębnienie procesu lub zakresu czynności, za którego realizację odpowiada outsourcowany pracownik.

Przedmiotem umowy powinien być proces od A do Z lub definiowalna jego część, a nie katalog otwarty możliwych usług (np. w brzmieniu: i inne usługi zlecane przez klienta), który daje pole do innych zleceń. Ważne jest poprawne wskazanie formy zapłaty za wykonaną pracę. Błędem jest podanie kosztu pracownika plus marży dla firmy outsourcingowej. Musi to być określona usługa zgodnie ze standardami branżowymi. Usługa niekoniecznie, a wręcz co do zasady nie powinna być rozliczana w godzinach pracy, ale wynagradzana za wykonanie danego zadania czy efekt pracy (co nie znaczy, że wynagrodzenie godzinowe nigdy nie znajdzie uzasadnienia – choćby popularny model wynagradzania outsourcingu usług prawnych) – Anna Wiluś-Antoniuk, radczyni prawna, dyrektor działu prawnego LeasingTeam Group.

Prawnie niedopuszczalna jest sytuacja, w której pracownicy formalnie zatrudnieni przez agencję pracy wykonują obowiązki pod bezpośrednim nadzorem klienta niebędącego pracodawcą użytkownikiem. Może to skutkować uznaniem ich za pracowników klienta, ewentualnie PIP lub sąd mogą orzec, że jest to ukryta praca tymczasowa. W efekcie klient jako pracodawca-użytkownik może zostać zobowiązany do przejęcia pełnych obowiązków prawnych i finansowych wobec tych osób, m.in. wynikających z zasady równego traktowania oraz przepisów dotyczących pracowników tymczasowych.

Innym ryzykownym scenariuszem może być sytuacja, w której firma formalnie zleca zadania na zewnątrz, ale przekazanie ich nie jest faktyczne np. pracownicy nadal podlegają tym samym przełożonym i wykonują pracę w niezmienionym modelu organizacyjnym. Sąd może uznać taką operację za pozorne przejście zakładu pracy, co może skutkować odpowiedzialnością prawną pracodawcy, w tym nałożeniem sankcji finansowych.

Równie ważne jest ustalenie z klientem, gdy nadzór operacyjny nad zatrudnionymi cudzoziemcami sprawuje de facto firma-klient, mimo że formalnie są oni zatrudnieni przez agencję. Jeśli na pytanie organów kontroli: „dla kogo pracujesz?” i „kto wydaje polecenia?” pracownik nie potrafi jednoznacznie odpowiedzieć i wskazać, kto jest jego pracodawcą, albo wskazuje klienta jako osobę wydającą polecenia i organizującą jego pracę, organy mogą uznać, że umowa outsourcingowa ma charakter pozorny. Taka kwalifikacja skutkuje nie tylko odpowiedzialnością za naruszenia prawa pracy, lecz także konsekwencjami w zakresie składek ZUS i rozliczeń podatkowych po stronie pracodawcy-użytkownika.

Kontrole legalności outsourcingu cudzoziemców

Kontrola prawidłowości powierzania pracy spoczywa nadal na organach: Państwowej Inspekcji Pracy oraz Straży Granicznej, Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych oraz Urzędzie Skarbowym. Każda z tych jednostek kontroluje pewien fragment legalności zatrudnienia, co oznacza, że kontrole mogą się zazębiać. Istotną zmianą w związku z wejściem w życie zmian od 1 czerwca 2025 roku, w przypadku legalności zatrudnienia jest brak obowiązku anonsowania kontroli przez te organy.

Kontrole mogą być niezapowiedziane i odbywać się w dowolnym momencie – głównie jeśli chodzi o PIP i SG. Szczególna zmiana dotyczy Straży Granicznej, która interesuje się nie tylko zatrudnieniem, a przede wszystkim prawem pobytu. Służby weryfikują pozwolenia na pobyt, dokumenty uprawniające do pracy, w tym oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Czyli w obszarze ich zainteresowań są: wjazd, pobyt i praca. PIP sprawdza umowy głównie pod kątem zgodności z prawem pracy, co naturalnie krzyżuje się z obszarem prawa do wykonywania pracy legalnie na terytorium RP. Aby tę legalność zatrudnienia ustalić, kontrolerzy PIP mają prawo wejść do zakładu, rozmawiać z ludźmi oraz sprawdzić, jak praca jest faktycznie wykonywana. To jest ten etap, w którym ewentualne nieprawidłowości, prawdopodobnie zostaną ujawnione. W tym kontekście bardzo ważna jest kwestia rozpoznawalności pracodawcy, żeby cudzoziemcy wiedzieli dla kogo pracują – dla agencji, nie dla klienta – Anna Wiluś-Antoniuk, radczyni prawna, dyrektor działu prawnego LeasingTeam Group.

Zakres uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy

• Kontrola legalności zatrudnienia, w tym w kontekście dopuszczalnej formy współpracy pracodawcy i jego klienta: inspektorzy PIP są uprawnieni do weryfikacji, czy cudzoziemcy wykonują pracę na podstawie ważnych i właściwych tytułów prawnych (zezwolenia na pracę, oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy). Dodatkowo PIP zyskała silniejsze narzędzia do sprawdzania, czy outsourcing jako podstawa współpracy pracodawcy z klientem nie jest pozorny, tj. czy nie jest w rzeczywistości próbą obchodzenia przepisów prawa o zasadach „użyczania” pracowników. Inspektorzy szczegółowo weryfikują w szczególności, czy podmiot zewnętrzny (tj. klient pracodawcy) faktycznie zarządza powierzonymi pracownikami.
• Wstęp do zakładu pracy: inspektorzy pracy mają prawo wstępu do wszystkich pomieszczeń i obiektów podmiotów kontrolowanych o każdej porze bez zapowiedzi (nawet w godzinach nocnych).
• Żądanie dokumentacji: inspektorzy mogą żądać od pracodawców i cudzoziemców pełnego wglądu do dokumentów związanych z zatrudnieniem, w tym umów o pracę, dokumentów legalizujących pobyt i pracę, a także przedłożenia oryginałów oraz kopii dokumentacji płacowej.
• Nakładanie kar: w przypadku stwierdzenia naruszeń przepisów, PIP może nakładać grzywny w drodze mandatu karnego o znacznie wyższej niż do tej pory wartości do 50 000 zł za nielegalne zatrudnienie, a także od 3 000 lub od 6 000 zł za każdą osobę skierowaną do pracy (wbrew regulacjom zakazującym pozornego outsourcingu) oraz kierować wnioski o ukaranie do sądu.

Zakres uprawnień kontroli Straży Granicznej

• Wzmocnione kontrole legalności pobytu i zatrudnienia: funkcjonariusze SG są uprawnieni do kontrolowania cudzoziemców oraz podmiotów powierzających im pracę w celu ustalenia, czy ich pobyt i wykonywana praca są zgodne z obowiązującymi przepisami. Nowa ustawa pozwala na prowadzenie wspólnych, niezapowiedzianych kontroli z Państwową Inspekcją Pracy, co zwiększa ich skuteczność.
• Wgląd do dokumentacji: SG ma prawo żądać okazania dokumentów tożsamości, zezwoleń na pobyt, zezwoleń na pracę, umów, a także oświadczeń o powierzeniu pracy.
• Surowsze działania prewencyjne: w przypadku wykrycia nieprawidłowości, Straż Graniczna jest uprawniona do wszczynania postępowań administracyjnych, nakładania znacznie wyższych grzywien (nawet do 50 tys. zł za nielegalne zatrudnienie), a w uzasadnionych przypadkach również postępowań karnych.

Podniesienie wysokości kar ma na celu odstraszanie pracodawców od naruszania prawa, za które grożą zarówno sankcje karne, jak i administracyjne.

Gorący sezon rekrutacyjny trwa

Okres przedświąteczny to tradycyjnie czas wzmożonego zapotrzebowania na pracowników – zwłaszcza w handlu, logistyce i na produkcji. Pracodawcy często poszukują rąk do pracy „na już” i sięgają po szybkie wsparcie pracowników tymczasowych, np. z zagranicy. Legalne zatrudnienie cudzoziemców to pełna odpowiedzialność prawna pracodawców, dlatego tak ważna jest współpraca z rzetelnymi partnerami, oferującymi outsourcing pracowniczy.

Jak można sprawdzić, czy agencja pracy zatrudnia legalnie? Warto odszukać, czy dany podmiot widnieje w Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia (KRAZ) i ma odpowiednie uprawnienia. Wystarczy wpisać nazwę agencji, jej NIP lub inne dane w wyszukiwarce, aby uzyskać informacje dotyczące rodzaju świadczonych usług.